Der Microsoft SharePoint 2010 bietet zusätzlich zum normalen Verwalten von Dokumenten in Dokumentenbibliotheken, dem Benutzer die Möglichkeit innerhalb des Microsoft SharePoint 2010 verwaltete Dokumente mit zusätzlichen Metadaten anzureichen. Die Kennzeichnung des Dokumentes erleichtert somit anderen Benutzern schneller das hochgeladene Dokument einzuordnen und dieses als Informationsquelle zu nutzen.
Die von Microsoft bereitgestellten Funktionen und Möglichkeiten im Bereich Taxonomien, Tagging und Metadaten dienen somit vor allem dem Information Worker, der auf ein gutes Informationsmanagement und eine geordnete Datenablage innerhalb des SharePoints 2010 Wert legt.
SharePoint 2010 Managed Metadata
Innerhalb eines Unternehmens gibt es eine Vielzahl an festen Begrifflichkeiten oder Kategorien, die zentral verwaltet und definiert werden, sodass diese für unterschiedliche Zwecke zur Verfügung gestellt werden. Als Beispiel seihen folgende Bereich genannt:
- Standort (Deutschland, Österreich, Schweiz, ...)
- Dokumententyp (Angebot, Vorlage, )
- Sprache (Deutsch, Englisch, ...)
- Dokumenten-Status (In Arbeit, Final, ...)
Microsoft bietet genau für diesen Zweck die in SharePoint 2010 neu eingeführten verwalteten Metadaten oder Managed Keywords an. Microsoft definiert den Begriff via Technet wie folgt:
„Verwaltete Metadaten sind eine hierarchische Auflistung zentral verwalteter Ausdrücke, die Sie definieren und anschließend als Attribute für Elemente in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden können.“
Die verwalteten Metadaten (Managed Metadata) innerhalb des SharePoint 2010 bieten folglich eine zentrale Stelle, über die diese eindeutigen Stichworte gepflegt werden können. Werden im Laufe der Zeit neue Metadaten benötigt, so können diese dort neu angelegt, oder alte Begriffe entfernt werden.
SharePoint 2010 Metadaten Begriffe
Innerhalb des SharePoint 2010 können Taxonomien angelegt werden, sodass diese innerhalb einer Site, oder Dokumentenbibliothek verwendet werden können. Für diesen Zwecke werden innerhalb des SharePoint 2010 folgende Begrifflichkeiten verwendet:
- Term: Basis Ausdruck – Meist ein Word oder Ausdruck, der mit einem vorhandenen Content verknüpft werden kann.
- Managed Term: Ein Ausdruck, der nur von Personen mit den passenden Berechtigungen verwaltet werden kann.
- Term Sets: Meist hierarchische Gruppierung von Terms oder zusammenhängender Begriffe.
- Managed Keywords: Benutzer generierte Keywords (Tags), die in einer nicht hierarchischen Liste (keyword set) verwaltet werden.
Die Verwaltung der SharePoint Metadaten erfolgt über die SharePoint 2010 Central Administration: Das Term Store Management Tool
SharePoint 2010 Taxonomie und Metadaten Management
Die im Term Store hinterlegten Metadaten können vom Anwender zur Klassifizierung von Inhalten genutzt werden. Hierfür muss beispielsweise bei einer Dokumentenbibliothek nur eine zusätzliche Spalte aus dem Bereich „Managed Metadata“ hinzugefügt werden.
Wichtig hierbei ist, dass für die Verwendung von mehreren Werten (Multiple value field) die Index Columns passend eingestellt werden müssen, da diese keine Managed Metadaten Felder enthalten dürfen.
Die Verwendung der Metadaten erfolgt dann entweder beim Hochladen eines Dokumentes, oder beim nachträglichen Anpassen der Dokumenteneigenschaften.
Wichtig hierbei ist, dass die Metadaten nicht automatisch ausgewählt werden, sondern durch den Benutzer manuell ausgewählt werden müssen. Einzige Ausnahme: Microsoft SharePoint 2010 erlaubt die Hinterlegung eines Defaultwertes, der standardmäßig gesetzt wird.
Soll ein automatisches Setzen der Metadaten basierend aus dem Content des Dokumentes erfolgen, so helfen in diesem Fall nur Dritthersteller-Tools, wie beispielsweise: beyCoo.
Alternativ sei hier das Tag Suggester Tool von Layer 2 genannt, welches, wie der Name schon vermuten lässt, dem Benutzer ein Metadaten Set zur Auswahl vorschlägt.
Fazit
Mit Hilfe der SharePoint Metadaten ist es möglich den SharePoint 2010 als zentrale Wissensplattform im Unternehmen zu nutzen, und so vorhandene Dokumente mit korrekten Schlüsselworten zu versehen. Andere SharePoint Benutzer können so benötigte Informationen schneller finden ohne das komplette Dokument durchzulesen oder anhand des manchmal sehr kryptischen Dokumentennamens auf den Inhalt zu schließen.
Der Themenbereich Informationssuche wird somit reduziert und der SharePoint 2010 um den Bereich Wissensmanagement erweitert. Eine Erweiterung, die vor allem für den Information Worker sehr interessant ist.
Metadaten Tools für SharePoint 2010
- beyCoo Plugin for SharePoint 2010
- The beyCoo Plugin for SharePoint (beyCoo4SharePoint) automatically enriches files, SharePoint lists and Site Pages with metadata. For this purpose beyCoo is using the Named Entity Extraction and the Relevant Term Finder.
- Layer 2 Tag Suggester for Microsoft SharePoint Server 2010
- The Tag Suggester for Microsoft SharePoint Server 2010 automatically offers a set of appropriate content-based category or keyword suggestions, depending on the term store taxonomies and managed metadata, tag rules, item and document properties and metadata, information store context and textual document contents.
